GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

AVISA SZF PERÚ, asociación civil sin fines de lucro, ejecutora del Programa de Conservación Andes – Amazonía Perú de la Frankfurt Zoological Society, tiene como misión contribuir y promover la conservación de la diversidad biológica, en especial aquella comprendida dentro del Sistema Nacional de Áreas Naturales Protegidas (ANP), realizando investigación científica básica y aplicada para aumentar el nivel de conocimiento biológico y ecológico sobre especies de fauna y flora silvestres y sus hábitats; de igual forma contribuye y apoya a organizaciones gubernamentales, no gubernamentales y privadas hacia la conservación de especies amenazadas y el manejo de sus hábitats; y finalmente apoya con la implementación de medidas de educación, capacitación y difusión que ayudan a aumentar el nivel de conciencia sobre el medio ambiente y la conservación de especies amenazadas y sus hábitats.

El(a) Gerente de Administración y Finanzas es el responsable de la gestión financiera y administrativa de FZS en Perú. Su función garantiza el cumplimiento de las políticas, procedimientos y mejores prácticas financieras peruanas y globales de FZS, a la vez que proporciona liderazgo financiero estratégico a la organización.

El/La Gerente de Administración y Finanzas reportará al Director de País de FZS Perú y liderará al personal financiero y administrativo de la oficina en Cusco y de las diferentes sedes, según el organigrama institucional. El puesto también estará estrechamente vinculado técnicamente con el Equipo de Finanzas de la Sede Central e integrado/a en la red financiera mundial de FZS. El/La Gerente de Administración y Finanzas desempeña un papel clave en la planificación financiera, la gestión presupuestaria, la administración de subvenciones y las adquisiciones, garantizando un apoyo operativo y administrativo eficiente a la organización.

Gestión Financiera:  

• Garantizar el uso consistente de los sistemas y herramientas financieras de todo el SFZ (software contable Abacus), minimizando las excepciones y promoviendo la armonización de procesos y procedimientos. Abarca incluso tecnologías de la información. 
• Supervisar el desarrollo de las actividades administrativas y contables en las distintas oficinas de SZF Perú, incluyendo el seguimiento y la supervisión del trabajo del departamento de contabilidad. 
• Supervisar los procesos de planificación financiera, presupuestación y previsión. 
• Garantizar la preparación de estados financieros e informes precisos, de acuerdo con los requisitos de información interna y externa. 
• Desarrollar e implementar políticas y procedimientos financieros para fortalecer los controles internos. 
• Revisar y aprobar las solicitudes relacionadas con los gastos y las adquisiciones de subvenciones, garantizando el cumplimiento de los procedimientos de adjudicación de subvenciones. 
• Validar con el contador institucional el cumplimiento de las obligaciones tributarias, laborales, contractuales, legales y regulatorias asumidas con las autoridades tributarias y las entidades auditoras, gubernamentales o cooperativas (SUNAT, APCI, donantes, entre otras). 
• Supervisar y controlar los gastos para garantizar el cumplimiento presupuestario y la sostenibilidad financiera. 
• Supervisar los informes mensuales de gastos de las subvenciones y revisar el presupuesto con respecto a los gastos reales de todas las subvenciones para su análisis en las reuniones mensuales de revisión. 
• Supervisar la gestión del flujo de caja y garantizar la mitigación eficaz de los riesgos financieros. 
• Gestionar las auditorías financieras y garantizar el cumplimiento de los requisitos regulatorios y de los donantes. 
• Colaborar con el Departamento de Finanzas de la Sede para mejorar la gobernanza mediante informes transparentes y la alineación con los estándares globales. 
• Analizar e interpretar los estados financieros junto con el Contador Institucional y presentarlos anualmente al Director de País de SZF Perú para su validación y aprobación. 
• Coordinar y contribuir con los colegas de paisajes y finanzas de FZS Perú, de acuerdo con el marco institucional acordado. 
• Establecer y supervisar los procesos y mecanismos para acompañar, capacitar y apoyar al personal de SZF Perú en asuntos administrativos. 

Gestión del manejo y cumplimiento de fondos:

• Garantizar la coordinación temprana entre los gestores de subvenciones, los equipos de campo y el personal de finanzas durante el desarrollo de nuevas propuestas de subvención para alinear los presupuestos con los requisitos de cumplimiento. 
• Garantizar la correcta administración financiera de las subvenciones, incluyendo el seguimiento de los gastos, la preparación de informes financieros y el cumplimiento de los requisitos de la Ley de Subvenciones y de los donantes. 
• Desarrollar directrices financieras para los proyectos financiados con subvenciones y garantizar el cumplimiento de las directivas de la Ley de Subvenciones y los contratos con los donantes. 
• Supervisar y adaptarse a los cambios en la legislación tributaria peruana y las regulaciones de las ONG, garantizando el cumplimiento proactivo y la mitigación de riesgos. 

Gestión Administrativa y operaciones: 

• Garantizar la adquisición y gestión eficaz de suministros, equipos e instalaciones de oficina. 
• Mantener registros actualizados de proveedores de servicios, contratos y documentación legal. 
• Apoyar las estrategias de gestión de riesgos, incluyendo pólizas de seguro y medidas de seguridad organizacional.
• Asegurar la implementación de mecanismos de control adecuados para salvaguardar todos los activos de SZF Perú, incluyendo seguros de vehículos, seguros de responsabilidad civil, etc. 
• Gestionar el inventario periódico de los activos fijos de SZF Perú. 
• Estrecha coordinación con el departamento de Recursos Humanos en el país y con la sede central, así como con todos los demás departamentos de FZS Perú y a nivel global. 

Gestión de Liderazgo estratégico y toma de decisiones:

• Analizar la situación actual del personal administrativo, detectar necesidades de nuevos roles o ajustes y recomendar cambios en la estructura del área a cargo. • 
• Actuar como enlace clave entre FZS Perú y la sede central para apoyar las conversaciones continuas sobre asuntos financieros y administrativos. • 
• Brindar aportes estratégicos sobre sostenibilidad financiera en un contexto de inestabilidad política y mayores cargas regulatorias. • 
• Fomentar una cultura de gestión proactiva de riesgos y mejora continua en las prácticas financieras y administrativas. • 
• Reportar oportunamente cualquier inconveniente que pueda surgir en el proceso de implementación de sus actividades.  • 
• Ser responsable del correcto uso de los insumos, materiales, equipos, herramientas, instalaciones y vehículos para la ejecución de los trabajos de campo; que fueron asignados bajo su conducción.   • 
• Mantener comunicación fluida y constante sobre cualquier incidente de importancia que dificulte, paralice o ponga en riesgo el desarrollo normal de las actividades.  • 
• Velar y cumplir con el Reglamento de Seguridad y salud en el Trabajo. • 
• Otras funciones que sean encomendadas por el Director de la SZF Perú.