Allgemeine Informationen über die Position

Sie sind ein Organisationstalent mit einem Gespür für Prioritäten? Diskretion und Professionalität sind für Sie selbstverständlich? 

Dann sind Sie bei uns genau richtig! Die Zoologische Gesellschaft Frankfurt sucht eine engagierte Persönliche Assistenz des Geschäftsführers (gn), die den Executive Director in administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt und zur effizienten Leitung der Organisation beiträgt.

Ihre Aufgaben

• Kommunikation & Stakeholdermanagement: Strukturierung von Netzwerken, Management der Korrespondenz, Unterstützung bei Recherchen und der Erstellung von Dokumenten und Präsentationen
• Administrative Unterstützung: Erstellung und Verwaltung von Berichten, Präsentationen und Protokollen, Pflege relevanter Datenbanken, Unterstützung bei Bewerbungsverfahren
• Reiseorganisation: Planung und Buchung von Reisen, Unterkünften und Transfers, Abrechnung in Kooperation mit dem Office Management
• Kalendermanagement: Organisation und Verwaltung der Termine des Geschäftsführers inklusive Vor- und Nachbereitung von Meetings (Briefings, Tagesordnungen, Protokolle)
• Event- & Sitzungsorganisation: Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Koordination von Vorstands- und Strategiemeetings
• Vertrauliche Aufgaben: Bearbeitung sensibler Informationen mit höchster Diskretion
• Zusammenarbeit mit dem Chief of Staff: Unterstützung bei strategischen Projekten und Abstimmung innerhalb der Organisation

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung in einem relevanten Bereich (z. B. Betriebswirtschaft, Kommunikation, Umwelt- oder Politikwissenschaften)
• Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einer NGO oder dynamischen Organisation
• Hervorragendes Organisations- und Zeitmanagement, Fähigkeit zur Selbstorganisation und Priorisierung
• Erfahrung im Management eines Terminkalenders auf Senior-Level, einschließlich der Organisation von Meetings, Reisen und Konferenzen
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams)
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Sprachen von Vorteil
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und serviceorientierte Arbeitsweise
• Interkulturelle Kompetenz und Teamfähigkeit
• Begeisterung für Naturschutz und Biodiversität ist ein Plus

Wir bieten

• Eine sinnstiftende und anspruchsvolle Beschäftigung in einer weltweit aktiven Naturschutzorganisation
• Spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Vielseitige Herausforderungen und berufliche Entfaltungsmöglichkeiten
• Flache Hierarchien und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Engagiertes und inspirierendes Team und enge, interdisziplinäre Zusammenarbeit mit den     Kolleginnen und Kollegen in unseren internationalen Projektgebieten
• Weitere Vorteile: Job-Ticket, Möglichkeiten für mobiles Arbeiten, betriebliche Altersvorsorge,     Vermögenswirksame Leistungen, 30 Tage Urlaub sowie zusätzliche freie Tage (24.12. & 31.12) 

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? 
Dann bringen Sie Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsstärke ein und unterstützen Sie uns bei unserer Mission für den Naturschutz! 

Ihre Bewerbung sollte ein motiviertes Anschreiben, Ihren Lebenslauf und relevante Zeugnisse enthalten. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin ausschließlich elektronisch über unser Online-Bewerbungsformular. 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 13. April 2025

Ihre Ansprechpartnerin:
Zoologische Gesellschaft Frankfurt von 1858 e. V.
Frau ​Kira Nietsch
Bernhard-Grzimek-Allee 1
60316 Frankfurt am Main

Über uns

Die Zoologische Gesellschaft Frankfurt (ZGF) ist eine internationale Naturschutzorganisation mit Sitz in Frankfurt am Main. Wir leisten einen entscheidenden Beitrag zur Sicherung der globalen biologischen Vielfalt. Dazu fördern und betreiben wir Naturschutzprojekte in Afrika, Südamerika, Südostasien sowie Ost- und Mitteleuropa mit einem besonderen Fokus auf dem Schutz großer Wildnisgebiete. Unsere Projekte und Programme sind langfristig und nachhaltig ausgelegt. Es ist unser Ziel große und biodiversitätsreiche Gebiete zu schützen und zu erhalten.